Vorstand finden – was Vereine tun können

Kaum ein Amt in einem Verein oder in einer ehrenamtlichen Organisation bzw. Institution lässt sich so schwer besetzen wie das des Vorstands. Die einen wollen sich zurücknehmen, endlich Verantwortung abgeben, während andere – aufgrund der Umstände oder aus Respekt vor der Aufgabe – keine übernehmen möchten. Im dreistündigen Workshop „Hilfe – Vorstandsnachfolge dringend gesucht!“ im ARBERLAND Haus in Regen packten ehrenamtlich engagierte Landkreisbürger nicht nur das Problem an der Wurzel, sondern schmiedeten gleichermaßen mit Expertin Karola Kellner Pläne, wie eine Vorstandsnachfolge inklusive ordentlicher Übergabe dennoch gelingen kann. Nach „Nachwuchsgewinnung“ war das Thema „Vorstandsnachfolge“ die zweite aktuelle Herausforderung im Ehrenamtsbereich, der sich die Engagierten innerhalb des Bürger:innenprozesses „Ehrenamt mit Zukunft – Gestalte mit!“ der Ehrenamtsförderung ARBERLAND unter der Leitung von Maria Schneider stellten.

Team statt Einzelkämpfer

„Veränderungen sind immer dann notwendig“, erläuterte Kellner gleich nach einer kurzen Vorstellungsrunde den Anwesenden, „wenn man etwas besser machen möchte oder die gesellschaftlichen Rahmenbedingungen nicht mehr dieselben sind. Und letztere haben sich definitiv verändert.“ In logischer Konsequenz müssten sich also auch Organisationsformen anpassen, ohne das bisher Gewesene abzuwerten. Die Vorstandschaft als Teamarbeit zu verstehen, wäre ein sinnvoller Schritt. „Also teilen Sie Verantwortung, schenken Sie Vertrauen und lassen Sie anderen Spielraum für Gestaltung!“, appellierte die Prozessbegleiterin bei ihrer Einführung ins Thema an die Workshop-Teilnehmenden. Danach wurden diese in Kleingruppen selbst aktiv und verschafften sich etwa mittels Fragebogen einen Überblick über Veränderungsbedarfe innerhalb ihres eigenen Vereins bzw. ihrer Organisation. Beim Auflisten aller Aufgaben ihrer Vereinsführung zeigte sich dann Schwarz auf Weiß, dass aktuell noch die meiste Arbeit auf einer bzw. nur wenigen Schultern lastet – ein strukturelles Problem, das in vielen Satzungen so vorgegeben wird.

Konkret und überschaubar

„Je kleiner der Aufgabenbereich ist, desto wahrscheinlicher ist es aber, jemanden dafür zu finden“, wusste Kellner weiter, „deshalb mein Tipp: eine Aufgabenverteilung nach Ressorts mit entsprechenden Ressortleitungen.“ Für den Bereich Mitgliederverwaltung würde das beispielhaft so aussehen: eine Verwaltungskraft für Mitgliederdaten, einen Willkommensbeauftragten für neue Mitglieder, jemanden der an runden Geburtstagen und Hochzeiten Glückwünsche überbringt, etc. Doch wie gewinnt man jetzt die geeigneten Personen für die nun zeitlich überschaubaren und deutlich konkreteren Aufgaben? „Wenden Sie den Blick nicht wieder denen zu, die sich in Ihrem unmittelbaren Umfeld befinden und denen ohnehin schon viel abverlangt wird. Identifizieren Sie Personen mit bestimmten Fähigkeiten und Kenntnissen außerhalb Ihres Kreises, die für die spezielle Sache gebraucht werden und sprechen Sie sie direkt an!“ Eine Umstrukturierung helfe, die Aufgaben für die Funktionsträger übersichtlicher zu machen. „Und wenn ein Vorsitzender sich sein liebstes Ressort auswählen und bestimmte Tätigkeiten an besser geeignete Personen weiterleiten kann, wird die Übernahme eines Amtes immer wahrscheinlicher.“ Sollte sich dieses System erproben, wäre eine Änderung der Satzung die letzte Maßnahme, um die Umstrukturierung auch schriftlich festzuhalten.

Infos zum Nachlesen

Nachzulesen sind diese und weitere im Rahmen des Prozesses „Ehrenamt mit Zukunft – Gestalte mit!“ gewonnenen Erkenntnisse im Begleithandbuch, das für Interessierte auf https://www.dahoam-im-arberland.de/de/ehrenamt-mit-zukunft.html kostenlos zum Download bereitsteht und sich mit jedem Workshop inhaltlich vergrößert.

Das Regionalmanagementprojekt „Ehrenamtsförderung ARBERLAND“ wird gefördert durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie.